Datenschutzhinweis

Version 1 · Stand 18.10.2026

Teil A – Informationen nach Art. 13 DSGVO zur Nutzung der KiTa-App

Diese Hinweise erklären, welche Daten über Sie als Nutzerin oder Nutzer der KiTa-App verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortliche Stelle

[bitte ergänzen: Name des Trägers, Anschrift, Telefon, E-Mail]

Ansprechperson in der Einrichtung: [bitte ergänzen: Kita-Leitung, Kontakt]

2. Datenschutzbeauftragte(r)

[bitte ergänzen: Name bzw. Stelle, Anschrift, E-Mail]

3. Zwecke der Verarbeitung

Die KiTa-App dient der Organisation der Einrichtung: Dienst- und Urlaubsplanung, Belegungs- und Gruppenplanung, Berechnungen nach dem Kinderbildungsgesetz (KiBiz), Personalkosten und Finanzen, Qualitätsmanagement sowie Aufgabenverwaltung. Zusätzlich werden Daten verarbeitet, um den Zugang zur App abzusichern und Missbrauch zu erkennen (IT-Sicherheit).

4. Welche Daten über Sie verarbeitet werden

Für Ihr Benutzerkonto:

  • Benutzername, optional E-Mail-Adresse und Profilfoto
  • Passwort ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash-Wert
  • Geheimschlüssel der Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt gespeichert) und Wiederherstellungscodes (als Hash-Wert)
  • Ihre Seitenrechte und die Bestätigung dieses Datenschutzhinweises (Datum, Version, IP-Adresse)
  • Anmeldeprotokoll: Zeitpunkt von An- und Abmeldungen, Fehlversuchen und Sperren, IP-Adresse, Browserkennung
  • Aktive Sitzungen: Beginn, letzte Aktivität, IP-Adresse, Browserkennung
  • Von Ihnen angelegte Aufgaben, Kategorien, Kontakte und Dateianhänge

Als Beschäftigte(r) der Einrichtung (gepflegt durch die Leitung, je nach Rechten auch für Sie sichtbar):

  • Name, Funktion, Gruppe, Arbeitszeit und Vertragsumfang, Qualifikation
  • Dienstplan, Urlaub und Abwesenheiten
  • Eingruppierung, Stufe und Personalkosten; für die Gehaltsabrechnung zusätzlich Anschrift, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung

5. Rechtsgrundlagen

  • Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG
  • Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. KiBiz-Nachweise, Steuer- und Sozialversicherungsrecht): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
  • IT-Sicherheit und Protokollierung der Anmeldungen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Daten von Kindern, Familien und Beschäftigten vor unbefugtem Zugriff
  • [bitte ergänzen bzw. prüfen: bei öffentlichen Trägern ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO; bei kirchlichen Trägern gelten stattdessen KDG bzw. DSG-EKD]

6. Empfänger und Hosting

Die App und ihre Datenbank werden bei [bitte ergänzen: z. B. Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz] betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Innerhalb der Einrichtung sehen Personen Ihre Daten nur im Rahmen ihrer Seitenrechte. Das Anmeldeprotokoll und die Benutzerverwaltung sehen nur Administratorinnen und Administratoren. Eine Übermittlung an weitere Stellen erfolgt nur, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Finanzamt, Sozialversicherung, Jugendamt).

7. Speicherdauer

  • Anmeldeprotokoll: 90 Tage, danach automatische Löschung
  • Sitzungen: enden nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens nach 8 Stunden oder bei Abmeldung, und werden danach gelöscht
  • Benutzerkonto: bis zur Löschung des Kontos, in der Regel beim Ausscheiden aus der Einrichtung
  • Bestätigungen dieses Hinweises: für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses als Nachweis
  • Personal- und Abrechnungsdaten: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB)

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen (Art. 21).

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. [bitte prüfen: bei kirchlichen Trägern die zuständige kirchliche Datenschutzaufsicht]

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Teil B – Verpflichtung zum vertraulichen Umgang mit Daten

In der KiTa-App werden Daten von Kindern, Familien und Kolleginnen und Kollegen verarbeitet, darunter besonders schützenswerte Daten (z. B. Förderbedarf, Gehaltsdaten). Für Sozialdaten gelten zusätzlich die §§ 61 ff. SGB VIII und § 35 SGB I. Mit Ihrer Bestätigung verpflichten Sie sich:

  • Daten nur für die Aufgaben zu nutzen, für die Ihnen der Zugang eingeräumt wurde, und sie nicht unbefugt weiterzugeben (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Diese Pflicht gilt auch nach dem Ende Ihrer Tätigkeit fort.
  • Benutzername, Passwort und Wiederherstellungscodes geheim zu halten und niemandem weiterzugeben.
  • Das Gerät mit der Authenticator-App (Zwei-Faktor-Anmeldung) zu schützen, z. B. mit Bildschirmsperre, und einen Verlust sofort der Leitung zu melden.
  • Sich nach der Arbeit abzumelden und die App nicht auf fremden oder öffentlich zugänglichen Geräten unbeaufsichtigt geöffnet zu lassen.
  • Ausdrucke und Exporte (z. B. Listen, PDF, Excel) nur dienstlich zu verwenden, nicht auf privaten Geräten oder in privaten Cloud-Diensten zu speichern und sicher zu vernichten.
  • Vermutete Datenschutzverletzungen (z. B. verlorenes Gerät, falsch versendete Daten, verdächtige Anmeldungen) unverzüglich der Leitung oder der/dem Datenschutzbeauftragten zu melden (Art. 33 DSGVO).

Verstöße können arbeitsrechtliche Folgen haben und gegebenenfalls straf- oder bußgeldrechtlich verfolgt werden.

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